Compass Relationship Management (CRM)
zie tevens www.compassrm.nl

1) Een uniek CRM-systeem
2) Voordelen voor de gebruiker
3) Voordelen voor de beheerder
4) Voordelen voor de manager
5) Speciaal voor Matrixgebruikers

1) Een uniek CRM-systeem

- Gebruikersvriendelijke invoer van gegevens waarbij de nadruk ligt op uw persoonlijke voorkeur: toetsenbord, PDA (Palm), Automatisch inlezen (in- / extern).
- Gegevens uit verschillende gegevensgroepen zichtbaar op één scherm.
- Geen vaste gegevensstructuur en daardoor aanpasbaar aan uw organisatie.
- (Online) onbeperkt informatie-elementen toevoegen zodat ingespeeld kan worden op veranderingen binnen uw organisatie.
- Een leidraad bij het uitoefenen van uw dagelijkse werkzaamheden.
- Het kan gebruikt worden als managementtool.
- Top -

2) Voordelen voor de gebruiker

Registreren en opzoeken van gegevens:
Via de verkenner kunt u gegevens registreren, opzoeken en bewerken. In Compass kunt u meerdere relaties aan de linkerkant van de verkenner toevoegen. Hierdoor beschikt u over een verkenner met de voor u op dat moment belangrijkste relaties waaraan u aandacht moet schenken (een zogenaamde werkset).

Activiteitenbeheer:
Door middel van een dag-, week- en groepsagenda kunt u zien welke activiteiten gepland zijn, zonder daarvoor eerst naar de relatie te gaan. Ook de niet-relatiegebonden activiteiten (To Do’s) worden in de agenda getoond. Een speciale To Do is het invoeren van een vakantie. Dit kan zeer eenvoudig door middel van het invoeren van de eerste en laatste dag van de vakantie. Wanneer een activiteit gerealiseerd is, vraagt Compass automatisch om een vervolgactiviteit. Er is een aanvullende dialoog met integratie t.b.v. E-mail, Faxen en Word. De activiteiten kunnen gesynchroniseerd worden met Exchange (Outlook). Hierdoor kan de agenda van iemand die geen gebruik maken van Compass ingezien worden door gebruikers van Compass en de agenda’s in Compass kunnen ingezien worden door Outlookgebruikers.

Documentkoppeling:
Compass biedt u de mogelijkheid uw correspondentie (afspraakbevestiging, begeleidend schrijven) snel te versturen en deze brieven ook weer makkelijk terug te vinden (automatische opslag). U kunt u voorkeur aangeven voor het adres waar de correspondentie naar toe moet. Zo kunt u bijvoorbeeld kiezen voor de volgorde Postbus, Adres, Privé-adres. Compass gaat dan eerst bij de betreffende relatie op zoek naar een Postbus, vervolgens naar een Adres en tenslotte naar een Privé-adres.

Opportunitymanagement:
Via de opportunitymodule kunt u het gehele traject van lead tot klant beheren én managen. Het overzicht van de openstaande opportunities is vergelijkbaar met de dagagenda. In het opportunity detailscherm kunnen aanvullende gegevens worden bekeken en kan met een functietoets direct de bijbehorende klantenkaart geopend of geprint worden. Er wordt rekening gehouden met alternatieve opportunities, zonder dat hierdoor een dubbeltelling ontstaat! Per verkoper kan een doelstelling per maand worden opgegeven. Via een forecasting dialoog kan een periodieke prognose gemaakt worden. Een salesmanager die voor verkopers verantwoordelijk is kan deze cijfers weer gebruiken voor zijn afdelingsprognose.

Uitvoeren van Campagnes:
De campagnemodule is ontwikkeld om actief met de markt te kunnen communiceren in de vorm van campagnes. Een campagne bestaat uit een verzameling van stappen die een zekere volgorde in de tijd hebben. Er zijn vier soorten stappen:
- het selecteren van een doelgroep.
- het schrijven van een brief en versturen van een mailing.
- het nabellen middels een Wizard(deze telemarketingfunctionaliteit biedt de mogelijkheid dat meerdere gebruikers tegelijkertijd de werkzaamheden uitvoeren).
- alle overige activiteiten zoals een planningsactiviteit (bijvoorbeeld regelen van een zaal en apparatuur).

Persoonlijke instellingen:
U heeft de mogelijkheid de instellingen op uw eigen wensen en doelen af te stemmen. Dit leidt tot:
- De juiste gegevens op de juiste plaats, waardoor u snel de door u gewenste informatie verkrijgt.
- Een sneller systeem omdat alleen de gewenste informatie wordt opgehaald.
- Het voorkomen van veel onnodige handelingen en lang moeten zoeken.
- Het beperken van de afstanden die u met de muis moet afleggen.

Voorbeelden persoonlijke instellingen:
- Via vrije verkenners kunnen rechtstreeks gegevens opgevraagd worden, zoals alle openstaande klachten.
- Door het gebruik van filters kan meer overzicht in de gegevens worden verkregen en kunt u het zoekproces aanzienlijk verkorten. Zo kunnen bijvoorbeeld alleen de activiteiten die hebben plaatsgevonden bij een relatie vanaf het jaar 2001 worden opgeroepen. Een bijkomend voordeel van het gebruik van filters is dat het systeem sneller wordt doordat het minder gegevens behoeft te verwerken.
- Top -

3) Voordelen voor de beheerder

Compass heeft een specifieke beheermodule met een verzameling specifieke taken die door de applicatiebeheerder worden uitgevoerd:
- Het maken van Wizards en Triggers (leidt tot een consistente database, minder en eenvoudige invoer van gegevens).
- Invoeren van rapporten (met selecties) uit Crystel Reports.
- Invoeren van standaardbrieven die gemaakt zijn in Word.
- Inlezen van gegevens uit andere systemen.
- Beheren van decentrale databases (indien Remote module is aangeschaft)
- Databeveiliging/ instellen van autorisaties.
- Maken van diverse instellingen, onderhouden van codekeuzelijsten, definiëren van gebruikers.
- Top -

4) Voordelen voor het management

- Door de hoge gebruiksvriendelijkheid worden de gegevens vollediger ingevoerd. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van de analyses.
- Door de hoge toegankelijkheid van gegevens heeft u sneller relevante informatie beschikbaar.
- Snel inzicht in verkoopactiviteiten (hot prospects) van uw accountmanager.
- Nieuwe functionaliteit gericht op forecasting voor offertes en omzet.
- Goede analysemogelijkheden met behulp van Crystel Report Writer.
- Top -

5) Speciaal voor Matrix gebruikers:

De software wordt in eerste instantie aangeboden aan oud Matrix-klanten. Er kan eenvoudig van Matrix naar Compass worden overgeschakeld (1:1 conversie) waardoor uw organisatie weer snel operationeel is.

Matrixklanten die overgaan op Compass hoeven niet te betalen voor de nieuwe software. De conversiekosten bedragen naar schatting vijf tot tien dagen consultancy en de eventuele aanschaf van een SQL-database.

Conversie Matrix -> Compass

a) Structuuranalyse:
De tabellen die in Matrix gebruikt worden, worden onderzocht voor wat betreft de velden (naam, type eventueel koppelingen). Naar aanleiding van deze analyse worden nieuwe tabellen gemaakt waarbij de gebruikersnaam en niet de Matrix systeemnaam gebruikt wordt. Ook voor de velden geldt als naam de gebruikersnaam. Op de wijze kunnen rapporten in Crystal Reports eenvoudiger gemaakt worden. In de nieuwe structuur zijn een aantal relevante elementen toegevoegd:

- Binnen het activiteitenrecord wordt één contactpersoon en één collega als initiators van de activiteit opgenomen. De overige deelnemers aan de activiteit blijven in de ‘dochtertabellen’ onder activiteit staan.
- Een medewerkerstabel is afgesplitst van de usertabel. Er kunnen onbeperkt veel medewerkers zijn maar het aantal users is afhankelijk van het aantal licenties.
- Een contactpersoon (functionaris) heeft een veld ‘Uit Dienst’. Via een filter kan voorkomen worden dat een contactpersoon ‘uit dienst’ op het scherm verschijnt als zijnde actief. Alle activiteiten waar deze contactpersoon verantwoordelijk voor is blijven echter zichtbaar! Ook de collegatabel heeft een veld ‘Uit dienst’.

b) Dataconversie:
Bij de dataconversie worden alle gegevens betreffende relatie, projecten, collegae etc. Geconverteerd naar de nieuwe SQL server database. Specifieke systeemtabellen worden niet overgenomen met uitzondering van inleesddefinities en daarbij behorende crossreference bestanden. Indien door referential integrity regels een gegeven niet wordt opgenomen in de database, dan wordt dit in een ‘foutenverslag’ getoond waarna na handmatige aanpassing dit record alsnog kan worden opgenomen

c) Overnemen diverse instellingen:
De instellingen voor identificatie in de verkenner of op het zoekvenster worden zo goed als mogelijk overgenomen. Dit geldt ook voor de aan te bieden velden bij het toevoegen van een nieuw record. Tevens worden veldattributen als ‘onzichtbaar’, ‘verplicht’, en ‘hoofdletters’ meegenomen. Defaults worden niet meegenomen. Deze zijn in de nieuwe programmatuur via Triggers en Wizards op afdelingsniveau in te stellen.

- Top -